De jaarrekening en vorderingen

De jaarrekening en vorderingen

Grote en middelgrote ondernemingen zijn wettelijk verplicht jaarlijks een jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Deze jaarrekening bestaat gewoonlijk uit het jaarverslag en de jaarrekening zelf. In de jaarrekening is een overzicht te zien van de balans en de winst- en verliesrekening van het afgelopen boekjaar. Het jaarverslag en de jaarrekening wordt ook wel de externe verslaggeving genoemd.

Verantwoordelijkheid externe verslaggeving

De verantwoordelijk voor de externe verslaggeving ligt bij de bestuurders van de onderneming. Het is de accountant die de cijfers controleert en vaststelt of de jaarrekening voldoet aan de wettelijke regels voor externe verslaggeving. Hij controleert of de cijfers juist zijn en of het jaarverslag die de leiding dient te schrijven overeenstemt met de realiteit. Eventuele opmerkingen komen in de toelichting. De externe verslaggeving is akkoord bevonden, wanneer de accountant zijn handtekening gezet heeft.

Vlottende activa (vorderingen, effecten en overlopende activa)

De activa voor de lange termijn (langer dan 1 jaar) vallen onder de vaste activa en komen op de balans. Daarna volgt de post vlottende activa. Dit is activa van 1 jaar of korter en omvat onder andere de voorraden en onderhanden werk. Daarnaast bevat de post vlottende activa nog de vorderingen (debiteuren), de effecten en de overlopende activa. Deze drie posten zullen we hier behandelen, hoe deze in de externe verslaggeving behandeld worden. De bedragen die onder de vlottende activa vallen, zullen in principe het volgende jaar afgeboekt zijn. Wanneer een post aan het einde van het volgende boekjaar nog in de vlottende activa staat, kan deze eventueel naar de vaste activa.

Vorderingen

Om de vorderingen op de balans op te nemen, moet het wel voldoen aan enkele voorwaarden, zoals de regels voor de externe verslaggeving aanduiden. Zo moet de waarde van een vordering op een juiste wijze zijn vastgesteld en betrouwbaar te zijn. Het is bijvoorbeeld niet voldoende om alleen een overeenkomst met een klant te overleggen en dit als vordering op te nemen. Er moet een daadwerkelijke verkoop en levering van goederen of diensten, de zogenaamde prestatie, hebben plaatsgevonden. Pas na de prestatie is de vordering een feit. Ook moet het realistisch zijn, dat de vorderingen daadwerkelijk door de onderneming ontvangen gaan worden. Dit moet voorkomen dat er zomaar niet realistische vorderingen op de balans terechtkomen om de omzet van een onderneming te verhogen.

Salderen vorderingen en schulden

Officieel is het niet toegestaan om vorderingen en schulden met elkaar te salderen. Zowel de vorderingen als de schulden zullen apart op de balans vermeld moeten worden. Er zijn wel uitzonderingen hierop. Bijvoorbeeld wanneer zowel de ondernemer als een derde partij elkaars schuldenaar en schuldeiser zijn. Dit mag dan ook alleen wanneer de andere partij hiermee, schriftelijk of mondeling mee akkoord is. Wanneer dit niet het geval is, zal er zowel een vordering onder de debiteuren en een schuld onder de crediteuren vermeld moeten worden. Ook zal de vordering en de schuld van dezelfde soort moeten zijn, dus beiden een geldbedrag. Het is dus niet mogelijk om een vordering met een levering te salderen. Wanneer na saldering er een vordering overblijft dient deze op in de post vlottende activa geboekt te worden.

Effecten

Effecten mogen pas in de jaarrekening opgenomen worden, wanneer er een contract bestaat tussen de onderneming en de belegger. Belangrijk is daarbij de datum van het aangaan van het contract. Vanaf dat moment kan er een vordering op de balans ontstaan. Als er tussen beide partijen geen contract ten grondslag ligt, dan wordt de datum bepaald op het moment van betaling of de levering van de effecten. Effecten moeten in eerste instantie gewaardeerd worden tegen de reële waarde, waarbij deze reële waarde gelijkstaat aan de kostprijs van de effecten. De transactiekosten mogen hierbij in opgenomen zijn. De verwerking van de transactiekosten zijn afhankelijk, hoe de waardeverandering(en) van de effecten geboekt worden. Transactiekosten mogen bijvoorbeeld in de waarde opgenomen worden, wanneer de waardverandering via het eigen vermogen worden geboekt en zij gewaardeerd worden tegen de kostprijs. Wanneer de waardeveranderingen in winst- en verliesrekening geboekt worden, dienen ook de transactiekosten in winst- en verliesrekening worden opgenomen.

Overlopende activa

De overlopende activa is geen post die onder de vorderingen opgenomen mag worden, maar moet als een aparte post vermeld worden onder de vlottende activa. Overlopende activa zijn alle vooruitbetaalde bedragen, waarvoor nog een factuur ontvangen moet worden in het nieuwe boekjaar. Het betreft hier dan vaak kosten die betrekking hebben op het volgende boekjaar. Voorbeelden hiervan zijn onder andere verzekeringspremies en abonnementen. De post overlopende activa zal normaal gesproken in de volgend boekjaar, na ontvangst van de facturen leeg zijn en behoort derhalve onder de post vlottende activa.